Razem z ekipą z działu gier i aplikacji NK.pl miałem okazję wybrać się do Kijowa na konferencję Sociality Rocks!. Jak tylko spojrzycie w program i listę prelegentów, łatwo zauważyć, całe wydarzenie skupiało się na pokazaniu szerokiego spektrum gier i aplikacji społecznościowych.

Nie będę pisać o tym co udało się załatwić (ale będzie się działo to powiem), chciałem tylko przekazać kilka ciekawostek, jak zrobić aby konferencja była efektywna nie tylko dla organizatorów (kasa, kasa, kasa), ale też dla uczestników (a tutaj jest wiele potrzeb, wiele możliwości, wiele oczekiwań). Poniższa lista to wynik obserwacji nie tylko Sociality Rocks, ale także innych wydarzeń jak Game Industry Trends, Digital Dragons, Forum IAB oraz innych w których  mam okazję ostatnio uczestniczyć.

Co jest ważne dla uczestników, co osobiście uważam za must have każdej dobrej konferencji:

1. Osoby zarządzające networkingiem, jadąc na konferencję nie jadę tam po to tylko aby spotkać się ze znajomymi, ale głównie po to aby nawiązać nowe kontakty. Nie jestem ekstrawertykiem zaglądającym każdemu na identyfikator, plakietkę – a nawet jeśli miałbym możliwość doczytania co się na niej znajduje nie wiem czego osoba na takim wydarzeniu szuka, czy jest otwarta na nowe kontakty zawodowe, na nowe projekty. Wystarczy aby przed konferencją hostessy zapoznały się z listą gości, z listą ich oczekiwań i tym co mogą zaoferować, a następnie podczas wydarzenia przedstawiały wzajemnie tych, którzy potencjalnie pasują do relacji szukam-oferuję.

2. Widoczne i czytelne identyfikatory, nie piszę tutaj tylko o tym aby było widoczne nazwisko i imię (bo co mi da to, że wiem jak ma imię osoba z którą rozmawiam, jeśli nawet nie wiem gdzie pracuje i czego szuka na konferencji). Tutaj przykład:

Czytelne imię, nazwisko, nazwa firmy, kolorem oznaczona funkcja na imprezie (prelegent, uczestnik, organizator, prasa etc.), naklejki co oferuję i kim jestem oraz kogo i czego szukam. Kurcze, proste ale genialne – KISS w pełnej postaci.
Naprawdę czasami ID na konferencjach w Polsce mnie załamują, brakuje tylko aby kończyło się na naklejce:

3. Możliwość umówienia się na spotkanie przed konferencją. Wystarczy prosty formularz z kontaktem do uczestników konferencji a skuteczność spotkań rośnie!

4. Pilnowanie czasu, naprawdę wkurzające jest jak jeden prelegent mówi 40 minut (w czasie 30 minut), a drugi musi nadgonić (np. bo przecież równolegle są inne wystąpienia, zaraz przerwa kawowa, umówione spotkania etc.). Jak ktoś się nie wyrabia, niech spada, niech kończy o czasie, jak się nie wyrobił, trudno, dopowie chętnym na przerwie.

5. Nie samym żarciem człowiek żyje. Przykro mi mówić, ale większość wydarzeń w Polsce mogę zaliczyć do tego co dzieje się przed przerwą na obiad, i to co się dzieje po. Lepiej zacząć wydarzenie nie o 8:30 czy 9:00, tylko o 11:00, dając czas na spokojne śniadanie, przed (niekoniecznie konferencyjne), na spotkania przed, dojazd (tak nie każdy mieszka w Warszawie czy Krakowie), a samo wydarzenie pozbawić “przerwy obiadowej”. Konferencja ma być efektywna, a nie tylko pretekstem do wyżerki.

6. Jeśli coś robisz, to rób to na rynek globalny. Tutaj trzeba pochwalić i Digital Dragons i Sociality Rocks!, widać nastawienie na rynek międzynarodowy w tych wydarzeniach (tłumacze, impreza w hotelu z centrum konferencyjnym lub w bliskości hoteli) etc. Już dawno działając na rynku gier nie działa się lokalnie. Skarcić trzeba GIT (gdzie wersja anglojęzyczna strony konferencji?).

7. Dziennikarze – jeśli już przychodzą, niech mają od organizatora listę z kim warto porozmawiać. Czasami byłem świadkiem brania do wywiadu innego dziennikarza lub studenta (tak dziennikarz robi wywiad z innym dziennikarzem), gdzie obok stał prezes, którego dziennikarze totalnie omijali. Komedia. Tutaj można wrócić do pkt. 1 – jeśli dziennikarz byłby prowadzony, miałby podpowiedź z kim jest sens prowadzić rozmowy – było by i efektywniej dla konferencji, dla uczestników oraz dla medium, które ten materiał opublikuje.

8. Daj ludziom miejsce, gdzie mogą spokojnie porozmawiać. Najlepiej strefa oznaczona jako meeting place, networking place etc. Coś co łatwo będzie znaleźć i nie będzie trzeba pokonać 10 pieter hotelu aby trafić na miejsce spotkania (czekamy na dole, czekamy w kawiarni X, czekam w lobby hotelu etc.), takie bieganie po pietrach, kawiarniach jest nie tylko męczące, ale także zabiera cenny czas.

9. Daj coś na koniec!  Większość konferencji wisienki na torcie daje na początku, keynote, wystąpienia liderów branży, publikacje ważnych raportów etc. Co powoduje, że duża część uczestników znika pod koniec wydarzenia. Nie tylko jest to smutne dla tych co występują na końcu, ale daje poczucie niedosytu, rozmycia wydarzenia. A wystarczy jako ostatnią prelekcję dać własnie tą, która z założenia miała być na otwarcie, coś na co będą ludzie czekali, lub specjalnie wrócą aby zobaczyć. Coś co podsumowuje konferencje i daje poczucie dobrze spędzonego czasu.

10. Jeśli robisz konferencję, której zadaniem jest promowanie branży – zbierz dzień wcześniej dziennikarzy, najważniejszych gości, osoby z innego kraju lub miasta na wycieczkę po okolicy – ale nie na obejrzenie np. Krakowa, Wrocławia czy Poznania, tylko na wycieczkę po lokalnych biurach związanych z branża. Po inkubatorach, producentach, dystrybutorach etc. Tak aby nakręcić klimat na kolejne dni wydarzenia.

Wyszedł mi dekalog dobrej konferencji 🙂 Chętnie poznam wasze opinie na te 10 punktów, może coś rozwinąć, może coś jest niepotrzebne, może czegoś brakuje?